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수기로 문서 작성하고, 출력하고, 이메일로 보내는 일… 반복될수록 피로감은 쌓입니다. 하지만 구글 스프레드시트의 자동화 기능을 활용하면, 문서 생성 → PDF 출력 → 이메일 발송까지 모두 자동화할 수 있습니다.
1. 문서 자동 생성: Autocrat 애드온 활용
Autocrat은 구글 시트 데이터를 기반으로 Google Docs 또는 PDF 문서를 자동으로 생성해 주는 애드온입니다.
활용 예:
- 입사 지원자 명단 → 자동 이력서 요약서 출력
- 수료자 목록 → 수료증 PDF 자동 생성
기본 사용법 요약
- 시트 데이터 준비 (예: 이름, 날짜, 점수 등)
- Google Docs 템플릿 문서 생성 ({{이름}}, {{날짜}} 형식)
- Autocrat 설치 후 템플릿과 시트 연결
- 출력 형식(PDF), 파일명, 저장 위치, 이메일 옵션 설정
2. Google Apps Script로 커스터마이징 자동화
보다 세밀한 자동화가 필요하다면 Google Apps Script를 활용할 수 있습니다.
예: 아래 스크립트는 시트에 있는 텍스트를 PDF로 변환하여 이메일로 전송합니다.
function sendDocAsPDF() {
var doc = DocumentApp.openById("문서ID");
var blob = doc.getAs("application/pdf");
MailApp.sendEmail({
to: "you@example.com",
subject: "자동 생성된 PDF 문서",
body: "첨부된 문서를 확인해주세요.",
attachments: [blob]
});
}
3. Google Forms + 스프레드시트 = 자동 양식 시스템
Google Forms와 시트를 연동하면 **실시간 응답 → 자동 문서 생성 → 이메일 발송** 루틴이 완성됩니다.
활용 예:
- 강의 신청 폼 → 수강증 자동 생성
- 피드백 응답 → 자동 요약 보고서 출력
4. PDF 출력 자동화 포인트
- Google Docs 기반 템플릿을 활용하는 것이 가장 안정적
- 파일명은 {{이름}}_{{날짜}} 형식으로 자동 생성 가능
- Google Drive 특정 폴더에 자동 저장 가능
5. 이메일 발송 자동화 팁
- YAMM (Yet Another Mail Merge) 사용 시 대량 발송 가능
- Autocrat 자체 기능으로도 이메일 개별 발송 지원
- 개인화된 메일 내용도 {{변수}}로 자동 적용
마무리
문서 작업 자동화는 단순히 시간을 줄이는 것을 넘어, 실수 방지, 일관된 양식 유지, 업무 정확도 향상이라는 효과까지 가져다줍니다. 지금 소개한 기능들을 단계적으로 적용해 보세요. 더는 복사-붙여 넣기로 고생하지 않아도 됩니다. 스프레드시트 하나로 문서 자동화 완성!
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