보고서 작성 시간을 줄이는 자동화 루틴 만들기

매일 또는 매주 반복되는 보고서, 아직도 수작업으로 정리하고 계신가요? 구글 스프레드시트를 활용하면, 입력 → 계산 → 시각화 → 공유까지 자동으로 흐르게 만드는 보고서 루틴을 쉽게 구축할 수 있습니다.

1. 자동 보고서 루틴 구성 흐름

1. 데이터 입력 탭 – 원본 데이터 수집
2. 요약 계산 탭 – 조건별 집계 및 분석
3. 시각화 탭 – 차트, 상태 표시 자동 생성
4. 보고서 탭 – 실시간 자동 보고서 완성

2. 기본 구조 예시

• A열: 날짜
• B열: 업무명
• C열: 담당자
• D열: 상태 (완료/진행 중/보류)
• E열: 작업 시간

3. 자동 계산 함수 예시

주간 완료 건수

=COUNTIFS(D2:D, "완료", A2:A, ">="&TEXT(TODAY()-7, "yyyy-mm-dd"))

총 소요 시간

=SUMIFS(E2:E, D2:D, "완료")

담당자별 업무 수

=QUERY(A2:E, "SELECT C, COUNT(B) WHERE D='완료' GROUP BY C", 1)

4. 시각화 구성

• 막대그래프: 담당자별 완료 건수
• 도넛형 차트: 업무 상태 비율
• 스파크라인: 일일 업무량 추이

5. 공유 및 자동 발송 루틴

• 보고서 탭은 ‘보기 전용 링크’로 팀원과 공유
• Google Apps Script를 활용한 자동 이메일 발송
• PDF 변환 후 Google Drive에 저장

function sendWeeklyReport() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("보고서");
  var body = sheet.getRange("A1:E20").getDisplayValues().join("\n");
  MailApp.sendEmail("you@example.com", "주간 보고서", body);
}
  

💡 보고서 자동화 꿀팁

• 날짜 기준은 항상 TODAY() 함수로 처리
• 조건부 서식으로 마감 임박 업무 강조
• 시트 복사 기능으로 월별 보고서 양식 재활용

마무리

보고서 자동화는 단지 시간을 줄이는 것 이상입니다. 실수를 줄이고, 팀원과의 소통을 명확하게 하며, 중요한 데이터를 항상 최신 상태로 유지하는 업무 인프라를 만드는 과정입니다. 오늘부터 한 번만 만들어두면, 매주 보고서가 ‘자동으로’ 완성되는 루틴을 시작해 보세요!